Comment organiser un événement sportif ?

Organiser un événement sportif est une tâche qui nécessite beaucoup d’organisation, de préparation, de planification et même de passion ! Il ne suffit pas d’avoir une bonne idée : du financement à la communication en passant par la sécurité, de très nombreux facteurs entrent en jeu pour transformer un événement en succès. Vous êtes toujours tentés ? Suivez donc ces précieux conseils pour vous guider.

Les étapes pour organiser un événement sportif

Le type d’événement que vous comptez organiser vous aidera à définir les exigences logistiques nécessaires à sa réussite : un tournoi e-sport ne se prépare pas comme un marathon. Qui assistera à l'événement ? Quel sera votre public cible ? Où et quand aura-t-il lieu l'événement ?  De quels partenaires aurez-vous besoin ? Combien vous faudra-t-il d’argent ?

Vous devez commencer par définir votre objectif et répondre à toutes ces questions avant de commencer à planifier et créer votre votre événement sportif.

Financer votre événement 

Après avoir défini le type d’événement sportif que vous souhaitez créer, vous devez impérativement établir votre budget en estimant vos dépenses fixes et variables : location de salle ou de stade, gardiennage et sécurité, assurances, frais administratifs, frais de personnel (y compris les cotisations sociales), matériel, transport, restauration, hébergement, nettoyage, communication et promotion. Vous devez également anticiper les risques de dépenses imprévues en incluant une réserve de trésorerie d'environ 15 % de votre budget total. N’oubliez pas que vos coûts réels seront sans doute supérieurs à ce que vous aviez prévu.

Un événement peut être financé à l’avance par des subventions, le soutien de sponsors, la pré-vente de billets ou la vente de divers produits. Vos ressources peuvent également provenir de la vente de nourriture, de boissons et de goodies durant l’événement ainsi que des droits de diffusion. Vous pouvez aussi négocier le prêt gratuit de matériel ou le don de lots qui seront remis comme prix, dans le cadre d’un partenariat avec un équipementier.

Ce budget est amené à évoluer à chaque étape de votre organisation : estimez-le précisément au plus tôt pour ne pas vous retrouver au dépourvu par la suite.

Fixer la date et le lieu

Choisir la bonne date est primordial. Assurez-vous que votre événement ne se déroule pas en même temps qu’une autre animation importante dans votre ville ou votre quartier (un festival, une journée de soldes, un autre événement sportif…). Vous devez également prévoir suffisamment de temps pour tout préparer et assurer la promotion de votre manifestation.

Le choix du lieu dépendra bien évidemment du type d’événement sportif que vous comptez organiser : stade, salle, complexe sportif, parc, voire simple rue. Votre lieu doit avoir une capacité suffisante pour répondre à vos besoins, être sécurisé mais aussi pratique pour accueillir facilement vos participants, qu’il s’agisse du public (parking, visibilité…) que des sportifs (vestiaires, espace d’entrainement, cantine…).

Prenez le temps de choisir le lieu qui vous convient, selon vos besoins et bien sûr selon votre budget, en tenant compte des transports en commun disponibles à proximité. Rappelez-vous que le lieu le moins cher ne sera pas forcément le plus intéressant pour vous.

Mettre en place le programme de la journée

Passez en revue tous les détails de votre journée en ne négligeant aucun aspect. Faites un programme détaillé en listant chaque activité heure par heure, prévoyez les équipements nécessaires et attribuez un superviseur pour chaque activité.

Pensez à tous les imprévus qui pourraient arriver. Restez en contact constant avec vos équipes et assurez-vous que les sportifs seront bien au rendez-vous, qu’il s’agisse de professionnels ou d’amateurs. En cas de blessure d’un des participants, avez-vous une solution de remplacement ?

Attribuez précisément à l'avance les tâches de chaque membre de votre équipe et assurez-vous que chacun connaît parfaitement son rôle. Pensez à la signalisation, prévoyez différents lieux pour que les équipes puissent se réunir, planifiez l’enregistrement et l’arrivée des sportifs pour ne pas perdre de temps quand tout le monde sera sur le pont.

Conseils pour organiser un événement sportif

On n’y pense pas toujours, mais il est indispensable de vous assurer, en souscrivant une assurance responsabilité civile pour votre événement. Elle vous permettra si besoin de couvrir les frais et les dépenses pouvant survenir en cas de blessures ou de dommages accidentels à un tiers ou à ses biens.

Un événement s’organise rarement seul : pensez très en amont à l’équipe dont vous aurez besoin. Même si vous avez un budget dédié à l’emploi de personnel (pour l’accueil, la restauration, l’information, l’animation, la sécurité…), vous pouvez alléger vos frais en faisant appel à des bénévoles ou à des proches. Pensez à les prévenir suffisamment à l’avance et à les briefer en donnant à chacun un rôle précis.

N’oubliez pas les démarches administratives indispensables, qui dépendent bien sûr du type d’événement sportif que vous organisez. Vous pouvez ainsi être amené à contacter votre mairie, votre préfecture, la gendarmerie ou le commissariat de votre quartier…

Assurez-vous de promouvoir activement votre événement sportif. Envoyez des informations par e-mail et des dépliants aux écoles et aux clubs locaux, utilisez les réseaux sociaux et, si vous en avez le budget, lancez une campagne de publicité dans la presse ou en extérieur (panneaux d'affichage, transports en commun, etc.). N'oubliez pas d'inviter la presse locale et des influenceurs influents à l’événement. Plus vous consacrerez d'efforts à la promotion de votre journée, plus vous maximiserez vos chances d’affluence et de succès

Exemples d’événement sportif

Il existe de nombreux genres d’événements sportifs différents : compétitions sportives nationales et internationales, manifestations sportives de masse, spectacles ou démonstrations sportives, raids ou défis aventure... En marge des plus grandes célébrations (Jeux Olympiques, Coupe du monde et d’Europe de football, Tour de France…), de nombreux événements d’ampleur plus mesurée peuvent être développés. Selon que ces derniers rassemblent amateurs et professionnels, ou selon le degré de notoriété du sport considéré, les contraintes et exigences d’organisation ne seront pas du même niveau.

• Certains événements sportifs peuvent se dérouler en pleine nature : compétition de biathlon, canoë kayak, VTT, ski alpin, cross country, course nature, Trail, triathlon, cyclisme, voile…
• De nombreux événements sportifs peuvent se dérouler en milieu urbain, en salle ou dans un stade : tournoi de football, basketball, handball, rugby, escrime, judo…
• Vous pouvez aussi proposer un concept événementiel dans l’air du temps en organisant un tournoi e-sport sur site et à distance.

L’organisation d’événements sportifs nécessite des compétences de management variées. Le MBA Management du Sport de la Sports Management School vous permettra d’acquérir de solides compétences en finance, marketing, communication et sponsoring.

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Il ne vous reste plus qu’à trouver votre idée, et à vous lancer !